プライバシーポリシー
日本ホテル＆レジデンシャル投資法人（以下「本投資法人」といいます。）は、以下のとおり個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を制定し、個人情報の適正な管理、利用及び保護に努めています。
1. 目的
本投資法人は、個人情報（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）に定める特定個人情報を含みます。以下、同様とします。）の重要性を認識し、個人情報の取扱いに際して、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）及びその他関連する法令・ガイドライン等を厳格に遵守するとともに、個人情報を目的外に利用せず、その苦情処理等に適切に取り組むほか、個人情報の適正な取扱い、管理及び保護に努めます。
2. 基本方針
本投資法人は、個人情報が重要な情報資産であることを理解し、取得した個人情報を業務上必要な範囲で適切に取得・管理・利用することが、法律上の要請のみならず、本投資法人の社会的責任であるとの認識のもと、次に掲げる基本方針を遵守します。
| （1） |
本投資法人は、本投資法人が定める業務上必要な範囲において、個人情報を適正かつ適法な手段によって取得し、偽りその他不正な手段を用いて個人情報を取得しません。 |
| （2） |
本投資法人は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発する恐れのある方法により個人情報を取得しません。 |
| （3） |
本投資法人は、取得した個人情報を常に正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めます。また、個人情報への不正アクセスや漏洩、滅失、毀損、改竄を未然に防止するため、情報セキュリティ管理態勢の整備について、必要かつ適切な措置を講じます。 |
| （4） |
本投資法人は、本人から事前に同意を得ている場合や法令等により認められる場合を除き、取得した個人情報について、本投資法人が定める利用目的の範囲を超えて取り扱いません。また、取得した個人情報は、その利用目的に応じ、必要最小限の範囲で利用します。 |
3. 利用目的
本投資法人は、本人から事前に同意を得ている場合及び法令等により認められる例外的な場合を除き、以下に定める利用目的の達成に必要な範囲においてのみ、個人情報を取り扱います。
| （1） |
投資信託及び投資法人に関する法律（以下「投信法」といいます。）及びその他関係法令に基づく、本投資法人の投資主（以下「投資主」といいます。）に対する資産運用報告、総会招集通知又は分配金支払通知の送付など、投資主の権利行使又は投資主に対する義務履行のため |
| （2） |
投信法及びその他関係法令に基づく、本投資法人の決算説明会や運用状況報告会の開催など投資主への連絡を目的とする名簿作成等、投資主に係る各種データの作成又は情報管理のため |
| （3） |
投信法及びその他関係法令に基づく、本投資法人又は本投資法人の資産運用会社であるアパ投資顧問株式会社（以下「資産運用会社」という。）の各種届出書又は報告書等の作成及び提出への対応のため |
| （4） |
本投資法人に関わる運用資産の取得、仲介、売却、譲渡、賃貸借、不動産の管理その他投信法に基づき行う資産の運用に係る業務（資産の運用の一環として行う資金調達に係る業務を含む。）又はこれらに関する情報収集、調査分析及び検討に係る各種業務の遂行のため |
| （5） |
本投資法人による募集投資口、募集投資法人債及び新投資口予約権の発行並びに借入れその他の資金調達に関する業務遂行のため |
| （6） |
本投資法人に関わるIR業務又は一般事務等に関する業務遂行のため |
| （7） |
本投資法人への問合せ又は資料の請求等への対応のため |
| （8） |
（1）から（7）までに付帯又は関連する業務遂行のため |
| （9） |
（1）から（8）までの目的達成のために、弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士、司法書士等、外部の専門家に助言又は依頼を行うため |
4. 個人情報の利用目的の通知又は公表の手続等
| 1. |
本投資法人は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその事務所における書面の掲示・備付け、インターネットの本投資法人のウェブサイトへの掲載による公表、又は書面・郵便・電子メール等での通知等により、該当する本人に対して前条の利用目的を明示します。 |
| 2. |
本投資法人は、個人情報の利用目的を変更した場合、変更後の利用目的を本人に通知し、又は公表します。 |
5. 個人情報及び個人番号の取得
| 1. |
本投資法人による個人情報の取得は、利用目的達成に必要な限度において、適法かつ適切な方法により行うものとします。 |
| 2. |
本投資法人は、個人情報の取得に際して、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならず、個人情報の不正取得等の不当な行為を行っている第三者から、当該情報が漏えいされた個人情報であること等を知った上でこれを取得してません。 |
| 3. |
本投資法人は、本人から直接、契約書その他の書面に記載された個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対して第3条に定める利用目的を明示します。但し、取得の状況からみて利用目的が明らかである場合など、法令にて認められる場合に利用目的の明示を省略することがあります。 |
6. 個人データの第三者への提供
| 1. |
本投資法人は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。 |
| |
| （1） |
法令に基づく場合 |
| （2） |
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき |
| （3） |
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難であるとき |
| （4） |
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき |
| （5） |
その他法令等により第三者への開示・提供が認められる場合 |
|
7. 業務委託及び委託先の監督
本投資法人は、本投資法人が取得した個人情報の全部又は一部を委託する場合、法令等に基づき個人情報に配慮した適切な措置を講じるとともに、委託した個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。
8. 保有個人データの利用目的の通知、開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止等
| 1. |
本投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において保有個人データを正確かつ最新の内容で管理するよう努めます。また、保有個人データに関し、本人から申出があった場合には、本人又は本人の代理人であることを確認のうえ、法令・関連連諸規則に基づき利用目的の通知、開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止等の対応を図ります。個人データの授受に関する第三者提供記録の開示についても同様とします。 |
| 2. |
本投資法人は、保有個人データの利用目的の通知、開示・訂正・利用停止等の請求にあたっては、本人に対して所定の手数料を請求することができます。 |
9. 継続的改善
本投資法人は、法令等の改正や社会的要請の高まり又は変化等に応じ、本ポリシーの内容を適宜改定し、個人情報の管理態勢及び安全確保の改善に努めます。
10. 個人情報の取扱いに関する問い合わせ窓口
本投資法人に対する個人情報の取扱いに関する意見、質問、苦情等は、以下の窓口で受け付けます。
| 商号 |
アパ投資顧問株式会社 企画管理部 |
| 電話番号 |
03-6262-5200 |
| 住所 |
東京都中央区日本橋本町三丁目3番4号 |
| 受付時間 |
午前9時から午後6時まで（土日祝日及び資産運用会社所定の休日を除きます。） |
投資主名簿記載事項に関する事項は、投資主名簿等管理人である三井住友信託銀行株式会社の以下の窓口にて受け付けます。
| 商号 |
三井住友信託銀行株式会社 証券代行部 |
| 電話番号 |
0120-782-031（フリーダイヤル） |
| 住所 |
東京都杉並区和泉二丁目8番4号 |
| 受付時間 |
午前9時から午後5時まで（土日祝日及び同社所定の休日を除きます。） |
